En pharmacie, la facture numérique va devenir la norme

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Adieu les feuilles de papier : d’ici fin 2022, l’ensemble des clients pharmaciens d’OCP retrouvera ses factures, avoirs et relevés à sa disposition dans le coffre-fort électronique E-documents. Un espace sécurisé et gratuit, voué à leur faire gagner du temps… et de la place dans la pharmacie.

Le passage du papier au numérique emporte toujours son lot de discussions. Il n’y avait pas de raison que la pharmacie y coupe. « Les pharmaciens ont leurs habitudes, comme celle de prendre la facture en mains pour vérifier le contenu de la livraison ou voir si les offres ont été appliquées », explique Charlotte Traissac-Ribeyrolles, Directrice de la transformation client d’OCP.

La dématérialisation s’installe donc petit à petit. Un projet est mené visant à faire basculer les clients par vagues d’environ 1 500 officines à chaque fois, jusqu’à fin 2022 : « On récupère les informations nécessaires à la création des comptes E-documents via des appels pharmaliens », rapporte encore Charlotte Traissac-Ribeyrolles.

Puis le client bénéficie d’une phase de transition de deux mois durant laquelle il a accès à E-documents tout en recevant encore ses factures papier. Une transition en douceur, accompagnée par un dispositif de communication et la mobilisation des commerciaux. Ce n’est qu’à l’issue de cette période que le client bascule totalement en mode « dématérialisé ».

Gain de temps, gain de place… et de papier !

La solution E-documents, lancé il y a une dizaine d’années, permet au pharmacien de retrouver toutes ses factures, avoirs et relevés avec un historique remontant jusqu’à dix ans ! Celui-ci peut aussi donner l’accès à un tiers, son comptable par exemple. Pratique pour consulter les factures en temps réel : plus besoin de les envoyer tous les mois pour le calcul de la TVA.

Au quotidien, le dispositif va lui permettre de gagner du temps : « La facture numérique est disponible sur E-documents environ une heure après la clôture de la préparation, », détaille la Directrice de la transformation d’OCP. Gain de temps mais aussi gain de place : moins d’archives à stocker en arrière-boutique. Pratique dans les grandes villes, où l’espace manque.

Le taux de transformation (ceux qui acceptent le changement) est bon, « 91% ont accepté de basculer définitivement en mode dématérialisé lors de la deuxième vague », confie Charlotte Traissac-Ribeyrolles. « C’est un signe positif : on perd très peu de clients après la vague de transition », poursuit-elle.

A l’heure de la dématérialisation de tant de choses dans la vie courante, le mouvement veut s’inscrire dans une véritable politique écologique.

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